Algemene Voorwaarden

Definities

Abonnement(en): de Gebruiker kan kiezen voor een jaar-, kwartaal of maandabonnement.

Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

Boekingssysteem: het digitaal platform waarop de Gebruiker zich registreert om toegang te krijgen tot de co-working. Het Boekingssysteem heet OPTIOS  en reserveren is mogelijk via https://booking.optios.net/20379/menu.

Co-working: de Werkplekken die ter beschikking worden gesteld door studio wink.

E-mailadres studio wink: elise@studiowink.co

Gebruiker: elke persoon die gebruik maakt van de faciliteiten (Werkplekken en Vergaderruimte) en zich daarmee toegang verschaft tot de co-working. Dit kan zowel een lid of niet-lid zijn.

Gemeenschappelijke ruimtes: de open space van de co-working, keuken, trappenhal en inkomhal.

Huishoudelijk Reglement: het reglement over de gedragsregels die moeten worden nageleefd wanneer men gebruik maakt van de co-working.

Lid/Leden: Gebruikers met een Abonnement of tienbeurtenkaart bij de co-working.

Locatie: Overbekeplein 13 te Kortrijk.

Walk-ins: Gebruikers die niet op voorhand online een Werkplek hebben gereserveerd.

Werkplek: dit is een verzamelnaam voor de fysieke zitplaatsen: 1) boven in de open ruimte, 2) werkplekken in de lounge beneden en 3) de vergaderruimte boven indien deze niet nader worden genoemd die door de Gebruiker kunnen worden gebruikt.

1.        Algemeen

De Gebruiker verklaart kennis te hebben genomen van deze Algemene Voorwaarden en heeft deze uitdrukkelijk begrepen en aanvaard.

2.        Kwalificatie

Het gebruik en ter beschikkingstelling van een Werkplek wordt beschouwd als een dienstverlening ten aanzien van de Gebruiker en valt niet onder de huurwetgeving.

3.        Reservaties en boekingen

Een Werkplek reserveren gebeurt kan via het Boekingssysteem voordat de Gebruiker naar de Locatie komt om de capaciteit in te schatten. Via het Boekingssysteem kan een Gebruiker boeken via ‘Ik ben Member’ of kiezen voor de optie ‘Ik ben geen Member’.

Hierbij wordt steeds het tijdslot gekozen dat de Gebruiker wenst gebruik te maken van de co-working. Indien de Gebruiker niet beschikt over een Abonnement of tienbeurtenkaart, is toegang tot de co-working enkel mogelijk tijdens de openingsuren zoals aangegeven.

De Gebruiker ontvangt een reserveringsbevestiging via een e-mail indien de reservatie goed is ontvangen. Indien de Gebruiker geen reserveringsbevestiging ontvangt binnen de 4 uur na boeking, kan de Gebruiker mailen naar studio wink om te controleren of de reservering is doorgekomen.

Boekingen voor Walk-ins is mogelijk op basis van de beschikbaarheid.

Tijdslots moeten worden gerespecteerd. Er wordt voorzien in een marge van 15 minuten zodat de Gebruiker zijn Werkplek terug in nette en ordelijke wijze kan verlaten. Het overschrijden van deze marge zal worden aangerekend aan 10,00 EUR per kwartier.

4.        Annulatie

WERKPLEKKEN (niet-leden)

Annuleren is mogelijk tot 12 uur op voorhand met 100% terugbetaling. De betaling wordt volledig en automatisch teruggestort.

Annuleren op minder dan 12 uur op voorhand wordt niet terugbetaald.

Bij no-show wordt de kost 100% aangerekend, zonder enige vorm van terugbetaling.

WERKPLEKKEN (leden)

Leden kunnen steeds kosteloos en flexibel annuleren.

Vanaf de derde geannuleerde reservatie wordt bij no-show een fee aangerekend dat overeenstemt met de gekozen duur via een afzonderlijke factuur.

VERGADERZAAL (leden en niet-leden)

Annuleren is mogelijk tot 12 uur op voorhand met 100% terugbetaling. De betaling wordt volledig en automatisch teruggestort.

Annuleren op minder dan 12 uur op voorhand, wordt 50% terugbetaald.

Annuleren op minder dan 30 minuten op voorhand wordt beschouwd als een no-show.

Bij no-show wordt de kost 100% aangerekend, zonder enige vorm van terugbetaling.

5.        Duur en beëindiging

De overeenkomst gaat in op de datum die wordt aangegeven en is afhankelijk van de gekozen formule.

De Abonnementen worden stilzwijgend verlengd voor dezelfde overeengekomen periode indien de overeenkomst niet voorafgaandelijk wordt opgezegd via een e-mail aan studio wink voor het einde van de overeenkomst waarbij:

·      een maandabonnement is opzegbaar tot 1 week (7 dagen) voor de laatste dag van de abonnementsperiode (bijvoorbeeld start op 13 september, opzeggen ten laatste op 5 oktober).

·      een kwartaalabonnement is opzegbaar tot 1 week (7 dagen) voor de laatste dag vn de abonnementsperiode (bijvoorbeeld start op 13 september, opzeggen ten laatste op 5 oktober).

·      een jaarabonnement is opzegbaar tot 1 maand voor de laatste dag van de abonnementsperiode (bijvoorbeeld start op 13 september, opzeggen ten laatste op 12 augustus).

studio wink heeft altijd de mogelijkheid om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien de Gebruiker de contractuele verplichtingen niet naleeft of zich niet houdt aan deze Algemene Voorwaarden of Huishoudelijk Reglement.

6.        Gebruik van de ruimtes

De Gebruiker zal de ter beschikking gestelde Werkplek en de gemeenschappelijke ruimtes gebruiken als een goede huisvader en deze in een goede staat houden en in overeenstemming met het Huishoudelijk Reglement.

De ruimtes mogen enkel gebruikt worden als kantoorruimte. Er zullen geen activiteiten gehouden worden die storend zijn voor de andere Gebruikers, of op enige manier schade aanbrengen aan het gebouw of de inrichting.

Het is expliciet niet toegestaan om de ruimte te gebruiken als overnachtingsplaats noch om er activiteiten uit te voeren die tegen de zeden zijn. Elke inbreuk hierop is reden om de toegang ontzegd te worden tot de ruimte en geeft studio wink onverminderd het recht om een schadevergoeding te eisen van 1.000,00 EUR per inbreuk.

Het is niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen aan de inrichting of enige reclame of andere meldingen aan te brengen zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van studio wink. Het is evenwel toegestaan, bij onderlinge overeenkomst, om pc’s, schermen en printers te installeren op de toegekende Werkplekken.

Het is niet toegelaten om een maatschappelijke zetel te vestigen op het adres van studio wink.

De Gebruiker mag op geen enkele wijze een commerciële exploitatie uitoefenen vanop de Locatie die aan hem ter beschikking wordt gesteld.

De Vergaderruimte op de eerste verdieping is voor maximum 6 personen.

7.        Gebruik door de ruimtes door derde partijen (bezoekers)

Het is de Gebruiker niet toegestaan om de ter beschikking gestelde ruimtes te verhuren of ter beschikking te stellen aan een andere partij of de rechten van deze overeenkomst over te dragen zonder uitdrukkelijke toestemming van studio wink. Enkel personen die door de Gebruiker aangekondigd via mail van naam en de contactgegevens van de bezoekers als het uur en duur van de vergadering, kunnen toegang krijgen tot de ruimtes. studio wink behoudt zich het recht om voor bepaalde personen toegang te weigeren.

De toegang die aan de Gebruiker wordt verleend door studio wink is persoonlijk. De badge mag niet worden gedeeld met derden of worden doorgegeven.

8.        Tarieven en facturatie

De tarieven op het moment van boeking of zoals overeengekomen in het afgesloten Abonnement zijn geldig.

De vermelde tarieven zijn exclusief btw.

De vergoeding voor de ter beschikking gestelde Werkplek en voor de bijkomende diensten worden gefactureerd door studio wink aan de Gebruiker.

Alle facturen worden digitaal overgemaakt aan de Gebruiker.

Alle facturen zijn contant betaalbaar vanaf ontvangst van de factuur.

De betalingen dienen te gebeuren voordat gebruik gemaakt wordt van de diensten en in elk geval tegen uiterlijk de vervaldatum zoals deze vermeld staat op de factuur. Extra diensten die worden afgenomen tijdens het gebruik van de ruimte (bijvoorbeeld extra Vergaderruimte boeken, extra koffie aankopen, extra prints aankopen…) worden nadien gefactureerd.

Bij niet tijdige betaling van de facturen zal de Gebruiker een nalatigheidintrest verschuldigd zijn van 12% per jaar en heeft studio wink het recht om het gebruik van de diensten en/of toegang te weigeren. Daarenboven is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 50,00 EUR.

Wanneer de betalingsachterstand langer dan vijftien (15) dagen is, heeft studio wink het recht om de toegang tijdelijk te weigeren totdat de facturen zijn betaald, zonder dat dit afbreuk doet aan het recht van studio wink om een schadevergoeding te vorderen.  

Bij enige betwisting over de factuur, dient de Gebruiker schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aan te tekenen via een aangetekend schrijven binnen de acht (8) kalenderdagen

te rekenen vanaf ontvangst van de factuur.

9.        Gebruik van informatie

studio wink heeft het recht om de naam van de Gebruiker te vermelden op haar website of sociale media, tenzij uitzonderlijk anders overeengekomen. Indien de Gebruiker dit niet wenst, dan dient deze studio wink hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. Dit kan eenvoudig via een e-mail.

10.   Veiligheidsmaatregelen en IT-bescherming

De Gebruiker is zelf verantwoordelijk om eigen informatie die geheim zou zijn (nieuwe ontwikkelingen, IP,…) te beschermen tegen ongewenste bekendmaking. Dit betekent dat de Gebruiker ervoor verantwoordelijk is deze informatie op een plaats te bewaren die niet toegankelijk is voor derden. In elk geval dient de Gebruiker expliciet te vermelden als bepaalde informatie die gedeeld wordt met studio wink als confidentieel dient behandeld te worden. Zo niet, kan de Gebruiker studio wink nooit verantwoordelijk stellen voor schade die veroorzaakt is door het ongewild verspreiden van confidentiële informatie.

11.   Workshops

Workshops kunnen enkel en alleen na expliciet en voorafgaandelijke goedkeuring van studio wink worden georganiseerd.

De Gebruiker is zelf verantwoordelijkheid van het materiaal dat je wordt meegenomen of wordt voorzien voor de deelnemers tijdens een workshop.

studio wink behoudt zich het recht om een workshop te weigeren, dan wel stil te leggen of deze te annuleren indien indruist tegen deze Algemene Voorwaarden of Huishoudelijk Reglement zonder dat de Gebruiker daartoe aanspraak kan maken op enige schadevergoeding of terugbetaling vanwege studio wink.

12.  Verzekering

De Gebruiker dient volgens de waarde van de persoonlijke goederen die in de Werkplek aanwezig zijn, deze zelf en voor eigen rekening te verzekeren. De Gebruiker beschikt bij voorkeur over een BA-verzekering.

13.   Aansprakelijkheid

studio wink is niet aansprakelijk gesteld voor het feit dat de gebouwen of ruimtes niet toegankelijk zijn wegens onderhoudswerkzaamheden of andere omstandigheden, of wanneer de infrastructuur of communicatiemiddelen niet correct functioneren.

Wanneer de Gebruiker hierdoor langer dan vijf (5) werkdagen geen gebruik kan maken van de ruimtes of infrastructuur, zal deze recht hebben op een proportionele korting op de eerstvolgende factuur of andere passende tegemoetkoming.

De Gebruiker is volledig zelf verantwoordelijk om aan alle wettelijke eisen en bepalingen, incl. deze rond voedselveiligheid en hygiëne te voldoen die gelden voor de activiteit die door de Gebruiker uitgevoerd wordt. studio wink heeft het recht om op de Gebruiker alle schade die studio wink geleden heeft, zowel direct als indirect, te verhalen door het niet naleven van deze eisen en bepalingen door de Gebruiker.

studio wink doet afstand van verhaal en is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke schade of verlies van privé eigendommen die door de Gebruiker worden achtergelaten.

studio wink kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens ingeval van bedrog. studio wink zal, wat ook de oorzaak, de vorm of het voorwerp is van de vordering waarbij de aansprakelijkheid wordt ingeroepen, in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade zoals bijvoorbeeld verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, welke de Gebruiker of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van studio wink of een aangestelde. 

studio wink is niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of voor diefstal en/of schade aan goederen of eigendommen van de Gebruiker.

De aansprakelijkheid van studio wink met betrekking tot aan de Gebruiker geleverde diensten, na klacht, is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de prijs van het niet-conforme deel van de prestatie zonder enig recht van de klant op een andere schadevergoeding, ofwel het opnieuw uitvoeren van de diensten, naar keuze van studio wink.

In elk geval is de totale aansprakelijkheid van studio wink gelimiteerd tot het bedrag prijs die door de Gebruiker aan studio wink werd betaald voor de gebruik van diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval.

14.   Camerabewaking

In de bovenruimte als in de benedenruimte (zone lounge) is een bewakingscamera aanwezig. Deze bewakingscamera geeft studio wink de toelating om de opgenomen beelden te gebruiken om bewijzen van ongepast gedrag en van feiten die leiden tot inbreuken of beschadigingen bij te houden of bewijzen te verzamelen om de daders van deze feiten, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers te identificeren.

Meer informatie omtrent het gebruik van deze camerabeelden is voorzien in de Privacy Policy.

15.  Scheiding winkel en co-working

Gebruikers hebben geen toegang tot de winkel op de begane verdieping noch tot de berging van de co-working.

16.   Huishoudelijk Reglement

De Gebruiker gaat akkoord met de inhoud en aanvaardt het Huishoudelijk Reglement.

17.  Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Elk geschil wordt beheerst door het Belgisch recht en wordt bij voorkeur minnelijk geregeld.

Bij eventuele geschillen zijn enkel de hoven en rechtbanken van het rechtsgebied Kortrijk bevoegd.